[原创]亲历:看外企如何杜绝“采购回扣”和“公车私用”

南口残阳 收藏 5 1371
导读:在我们的机关单位和企事业单位中,采购回扣和公车私用是基层腐败的两个最典型也最广泛的体现形式,一年下来,这两样给单位造成的明损暗损往往是很惊人的。而采用财务审查、追踪调查、加大惩罚力度等方式来进行反腐,一方面需要花费更多的人力物力,另一方面,由于受各种错综复杂的关系影响,常常是整个审查结果很不理想。而且,就算一查到底,损失也不可能全部挽回。 笔者在十几年前,曾在广东的大型外资企业的“集团行政部”工作过较长时间,而恰好,非生产性物资采购和公司车队都归行政部管。这个一万多人的大型企业,却几乎杜绝了
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在我们的机关单位和企事业单位中,采购回扣和公车私用是基层腐败的两个最典型也最广泛的体现形式,一年下来,这两样给单位造成的明损暗损往往是很惊人的。而采用财务审查、追踪调查、加大惩罚力度等方式来进行反腐,一方面需要花费更多的人力物力,另一方面,由于受各种错综复杂的关系影响,常常是整个审查结果很不理想。而且,就算一查到底,损失也不可能全部挽回。

笔者在十几年前,曾在广东的大型外资企业的“集团行政部”工作过较长时间,而恰好,非生产性物资采购和公司车队都归行政部管。这个一万多人的大型企业,却几乎杜绝了采购回扣和公车私用这两样公司内部腐败的发生。而且,没有专人监督、没有后期审查,顺理成章的,那也就不存在事后惩罚了。

阅读此贴的网友,如果有企业管理人员、或者自己创业的老板的话,此帖内容也许可以给你们提供一些思路和参考。

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我所在的这家外企杜绝这两种腐败的核心思路就是“各部门之间的财务核算和资金划转”。它起到的作用是“防腐”而非腐败之后的“反腐”。

先把这个企业简单介绍一下:集团是出口加工型的,整个集团在当地分为八个子公司、共98个部门,占地约500亩。其中七个子公司负责设计、研发、生产、销售。剩下的那个子公司,则是负责为前面那七个子公司提供全部的行政、财务、车辆、采购、餐厅、宿舍、医疗、清洁、保安等这些后勤业务,避免了各个子公司“小而全”的机构重复和效率低下。笔者所在的“集团行政部”,就是这第八个子公司中的核心部门之一。

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. 一、杜绝采购回扣。

这个企业的各部门采购流程,简单来说是这样的:

1、 需要采购物资的部门填写标准的“采购申请表”;

2、 子公司总经理或主管经理签字批准(单笔数额特别大的需集团相关负责人签字);

3、申请表递交“集团行政部”采购组,采购组负责采购;

4、物品买回来,申请部门验收。

平平无奇是不是?乍看起来,仅仅是把直接买东西的权力,从申请部门转移到了专门设立的“采购组”身上,采购组岂不成了超级肥缺?这种流程如何杜绝采购回扣的发生呢?

第一、各个部门的负责人,每年年底要写明年的预算报告,就是你部门打算第二年花什么钱、花多少。这可不是简单的一两页申请报告,而是详细到你部门明年每一种需要购买和消耗的物品的数量和金额,随便一个部门的预算报告都是薄薄的一本!

这个预算申请报告中的每一项,照例是建立前一年的基础上的。其中金额减少的部分,集团自然欢迎;金额增加的部分,要说明理由,由集团来判断是否符合集团明年的发展规划。

作为部门负责人,如果你想讨上面一时的欢心,你就把预算往小了写,那你以及你部门明年的日子就紧巴巴、甚至过不下去了。如果你部门明年的日子想过的宽裕一些,各项预算就要往大了写,那,每一项你都得写出让集团信服的理由。如果负责人有歪心思而去狮子大开口却又没有绝对合理的理由,那预算根本不能获得批准,你全练了打字了。

第二、预算批准后,第二年的预算资金不会以现金或转账方式划到部门去,各部门也没有自行外出买东西的权力!这是红线,谁都碰不得。而是由集团财务部门统一管理,按每一笔采购申请金额、以现金或支票方式拨给采购组外出购买,买完回来再跟财务部门多退少补进行销账。你部门需要采购什么,就填写标准化的《采购申请表》,包括物品名称、规格、数量、特征。最要命的一项,是“希望价格”,这一项直指“采购组”的命门!如果采购组没有取得申请采购部门的同意,擅自以高于“希望价格”的金额把东西买回来,申请采购的部门有权拒绝签收,那么采购组只能去退货。万一退不了,结果可想而知。

而且,申请购物的部门在采购单中填写“希望价格”这一项时,往往本能地认为采购组肯定能拿到很低的批发价,就把希望价格填写的很低,采购组经常叫苦连天,苦口婆心的向申请部门反复解释“你们要的这个价格真的是买不来的……”

第三、那会不会申请部门和采购组互相勾结,共同抬高物品申请价格呢?不会!因为对于各部门来说,第二年每一项要买的物品,头一年年末都有预算。在第二年中,每一次物品采购,都会从你部门预算中把这部分钱划走(因为预算是你自己做的,每一项物品的金额是你自己填的,采购之后,财务部门根据“采购组”的发票照价把钱从你部门的账上划走,你无话可说)。所以,申请采购的部门,当然希望东西买的越便宜越好。这样预算就能省下来,此后,自己的部门经费自然宽松。再说了,就算想贪,我部门的预算,凭什么跟你们采购组共享?而且,想共享回扣,这还得需要我在前一年就说服集团同意增加预算,终于能捞那一点好处,还得自己部门和采购组经手人不下四五个去分,凭什么?我这个部门主管最后能落下多少?这还不说风险因素呢。我这部门主管是SB还是雷锋?

第四、关于物品的质量。会不会采购组买回价高质次的东西来吃回扣呢?一般常用物品,采购组有专门房间放置各部门提供的样品,样品质量就是标准,在相同价格下,只能比样品好而不能比样品差。至于不常用的东西,申请部门往往会把品牌型号或物品详细特征要求写的很清楚。

第五、各部门一年当中,难免会出现预算中没有列出的物品、或者意外需要花钱的地方。怎么办?每个部门的预算完成后,自动会附加总预算5%--10%的“特殊预算”来应对这种情况。特殊预算跟正常预算不能混用。至于突发性的重大支出,则由集团另外批准,那就跟预算无关了。

总结来说,这种制度从理论上不敢说堵住了所有漏洞,但集团预算审核部门、申请采购部门、采购组、财务部门环环相扣,已经将漏洞余地减到最低。低到什么程度呢?低到申请部门和采购组的人员已经觉得不值得冒险去舔这一点点可怜的漏洞了。

采购组的人员成为了最心力交瘁、牢骚最多、申请调动和申请辞职也较为频繁的群体。一个企业的采购人员总出现这种状况,岂不是公司管理、以及制度反腐成功的体现?

“集团行政部”下辖的采购组,负责集团八个公司的非生产性物资采购,这个组有多少人呢?我曾负责这个组近一年,人最少时是三个,最多时是八个(每次外出时,车辆和司机由车队提供,每次并不固定,不在这个编制之内)。就这几个人,把工作都顺利完成了。你能相信吗?人的潜力真是无限!

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二、杜绝公车私用。

基本思路有两点:首先:整个集团的行政车辆全部归行政部下属车队,所有部门没有专属于本部门的行政车辆。其实仅此一项规定,就基本避免了八成以上的公车私用。其二、各部门用车也是有预算的,平均大约是每公里两元(车型不同,价格各有差异)。每次用车,根据里程,从用车部门的账目上划到集团行政部,由集团统一收回管理。站在集团立场看,这种在内部各部门之间划转的账目,实际就是各部门互相制约的手段。

用车的具体流程是这样:

1、比如你部门有事需要去深圳,就填写《用车申请表》,内容很简单,包括目的地、用车人数、出车时间、希望车型。行政部会按时把车开到你部门楼下。没有经行政部签字的申请表,任何车辆休想开出集团大门。

2、车辆开出集团大门时,门口保安会抄下车号和里程表数字、以及车子出门时间。并输入内部数据库。

3、事情办完回公司时,保安同样会抄下里程表数字,并输入数据库。如此,在软件上,你部门本次用车多少公里、以及该划给集团行政部多少钱,就清清楚楚一目了然了。集团离深圳大约90公里,来回180,再加上在市内办事的距离,二百公里出头是合理的。如果这过程中发生公车私用,里程表显示你用了400公里,作为用车人和部门负责人,你该如何解释?

4、串通保安改里程?绝对做不到。原因很简单,比如这次出车,出厂时里程表是55280公里,正常往返深圳的话回来的里程表应该在55480公里上下。你发生了公车私用,多开了200公里,里程表显示55680公里。你回来串通保安,把数字抄成55480输入数据库。那480到680之间的这200公里,无疑就会记在下一个用这部车的部门的账上,下一个用这部车的部门能答应吗?再说,下次出车时,门卫输入数据的话,数据库马上就会把问题暴露的清清楚楚。门卫室的保安们不傻,会配合你干这蠢事?

而且,门卫室的保安也是流动的,你早上去深圳,下午回来,门卫室的保安就已经换班了。

5、在外面找人在里程表上动手脚?要知道每辆车不是你部门专用的,下次你用的肯定不是同一部车。你犯得着为一次公车私用就自己掏腰包花几百元找人改里程表么?有那几百元还不如去打出租车呢。


本文内容为我个人原创作品,申请原创加分

[ 转自铁血社区 http://bbs.tiexue.net/ ]

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