中国石油天然气股份有限公司华南销售分公司(中石油华南分公司)是世界500强企业中国石油天然气股份有限公司(上市公司,代码601857)在国内最大的销售平台,在广东、福建和海南分设26家地市级分销公司和中油仓储、珠海华南与多家控股分销公司。


近年来中石油华南分公司通过机构调整和改革,原来的架构由四层次改为二层次,即由华南板块->省->市->油库及油站的分层管理改革为华南分公司->各省市办事处和各地油站、油库。中石油华南分公司财务专业线直接管理广东、福建、海南三省的财务工作,确保每年几百亿元资金的平稳安全运行。体制的革新,必须要求构建适应新体制下的财务专业线管理体系,即取消省市县销售分公司行政经营职能和财务部门,将中石油华南销售公司财务处作为唯一的资金管理部门,在全公司实行财务专业线管理。


为了提高财务工作效率,中石油华南分公司总会计师董总认识到离开了信息化,企业管理现代化就成了“没有轱辘的汽车”。他力推“一套帐”、银行企业互连系统、网上报销系统等,为中石油华南分公司的财务管理“插上了翅膀”,明显提高了会计核算的速度,大大促进了财务管理水平的提高。董总却并不满足,他的下一个信息化项目是实物资产管理系统。该项系统的目标是要将华南分公司的所有资产全部录入系统,财务部门实时掌握各项资产的动态,最终实现对资产的精细化、系统化、标准化和科学化管理。


中石油华南分公司拥有1000多个加油站和油库,固定资产达数十亿元。其中加油站设备、油库设备、办公设备等类型的固定资产,由于使用地域分散、价值高、使用周期长等特点,靠传统纯手工做帐的方式往往很难做到账、卡、物的准确对应,无形中加大了管理的成本,增加了固定资产流失的风险。另外由于管理单据众多、盘点工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定资产的历史状况和资产统计工作异常困难。为了加强对固定资产的管理,中石油华南分公司经过反复考察论证决定选择广州鼎道信息科技有限公司(广州鼎道,020-39792533)作为其实物资产管理系统解决方案提供商。


广州鼎道通过对中石油华南分公司固定资产的特点、需求及目标进行深入调研,考虑到跨地域使用、节约维护成本、适应将来系统扩展应用及升级等因素,推荐采用java语言开发,基于B/S结构的实物资产管理系统E8的原型基础上进行个性化开发,引入条码设备进行辅助管理。


首先通过在广州总部安装服务器端,异地的操作人员只需要通过internet访问就可以使用该系统。其次对固定资产进行分类并对每件固定资产分配唯一的资产编码,该资产编码即作为该资产的条码标签号通过条码打印机Argox(力象) A180打印成资产铭牌粘贴在该固定资产上。其次采用数据采集器Loginscan PT650手持终端在固定资产使用现场进行数据采集,然后将采集回的数据(.txt格式)导入固定资产系统,完善基本信息后即完成固定资产信息录入工作。


在进行资产盘点工作时,主要工作流程如下:1、各资产管理部门根据固定资产台帐形成其部门的固定资产盘点数据(该盘点数据的格式需要事先在软件中设置),并由系统导出;2、将导出的固定资产盘点数据下载到数据采集器Loginscan PT650中;3、使用数据采集器Loginscan PT650采集固定资产实物编码,如果采集到的固定资产编码在帐上不存在,则提示是否盘盈;4、将采集的数据导入到系统,对采集的数据进行分析,提示帐与实物不一致的固定资产,并自动形成盘盈盘亏记录,系统还根据盘盈盘亏情况进行相应的处理。(见图二)此外,还可以生成资产台帐、固定资产变动台帐、租赁设备动态月报、资产年度统计报表等。(见图三)


实物资产管理系统帮助中石油华南分公司实现了对固定资产实物从采购、日常使用(包括变动、维修、盘点)、报废整个资产寿命周期的跟踪管理。(见图四)解决了财务管理工作中帐、卡、物不符的现象,提高资产数据的准确性;并降低了资产管理的工作强度和难度;大大提高了资产管理的效率和信息的准确性,使各种资产管理能真正落到实处。满足了用户对固定资产的精细化、系统化、标准化和科学化管理。中石油华南分公司财务处王处长介绍:“广州鼎道公司对资产管理的认识非常深刻,对客户的需求目标把握也非常到位;通过实物资产管理系统的上线使用,管理人员可随时查询固定资产现状,掌握固定资产的使用和折旧情况,对资产的生命周期进行实时掌握;减少了资产重置和流失,使用效果比预期的还要好,至少节省了10%资产成本!”