用友致远刚柔相济 协同软件打好企业管理的太极拳

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导读:  “刚柔”两字的结合来自于我国的传统典藏。其中《易经》云:“刚柔相推,崇德广业。”谈古论今,在现代企业管理中,大到目标管理和“共同愿景”规划,小到执行力监控中细节监督、再到制度管理和人性化管理,西方的科学管理思想在与中国传统文化的结合中不断得到崭新的诠释。中西方企业都强调管理流程和制度的执行,这都是刚性的,而中国的企业中人的因素总是超越刚性流程,这也就使得国内企业管理中刚与柔的矛盾要突出的多。   企业的管理者一直在追求完美的流程,但事实上,再完美的流程恐怕也不能解决所有的问题。许多情况下,我们需
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“刚柔”两字的结合来自于我国的传统典藏。其中《易经》云:“刚柔相推,崇德广业。”谈古论今,在现代企业管理中,大到目标管理和“共同愿景”规划,小到执行力监控中细节监督、再到制度管理和人性化管理,西方的科学管理思想在与中国传统文化的结合中不断得到崭新的诠释。中西方企业都强调管理流程和制度的执行,这都是刚性的,而中国的企业中人的因素总是超越刚性流程,这也就使得国内企业管理中刚与柔的矛盾要突出的多。


企业的管理者一直在追求完美的流程,但事实上,再完美的流程恐怕也不能解决所有的问题。许多情况下,我们需要在固有流程上加入很多人进来参与,也就是柔性管理为什么需要与刚性管理的结合原因。“刚柔相济”更多地意指,刚性管理和柔性管理的有机结合,这也是企业管理者希望实现的管理状态。协同管理软件的出现,将企业大厦的钢筋铁骨拼合在一起,而在软件功能上很少有开发者裹挟着企业文化和人行为控制的目的去构建协同管理平台,这就如缺少了螺栓和铆钉。但在用流程和制度搭建起来的企业大厦骨架上,人性化管理则更呈现着浓厚的“家文化”氛围。


任何一个组织的正常运作都需要工作流,简单的说,在企业构建流程的时候有两种要素:一种要素是流程已经固定,不能更改;另一种要素则是将“人”放在主要位置,以应对变突发事件,避免制度僵化。用友致远董事长徐石有一个非常形象地比喻:“这就好像你踏上公共汽车,你只需知道要去哪站,但方向怎么走跟你没关系,这就是我们说的刚性流程部分。”但任何企业都有可能对流程中出现的问题进行调整,这还拿“公共汽车”的例子来说,如果中途出现有紧急情况,乘客要下车,难道就一定要等到汽车到站吗?这就是“人”的需求,也就是柔性的部分,从而产生了第二元。


用友致远刚中带柔浑然一体


有人将企业的管理者称其为太极拳者。真正的太极拳功夫是经过练刚致柔、柔极生刚、刚极又生柔、刚柔成半、刚中有柔、柔中有刚的浑然太极境界。在太极拳的练习,第一步就要去僵求柔。在企业管理中追求的认证、标准,以及协同管理软件应用的初衷不就是希望固化流程、刚性管理吗?但过分的强调刚性管理可能就会出现工作效率降低的问题。


以骏腾精密机械为例,自2004年成立之初,就建立了ISO9000办公室,同年通过了9000认证,但这同时也面临着体系运行效率低的问题。之前每个单子都需要通过人工跑来跑去,去各部门签字,如果负责人不在就只能停下来等待,一个单子整个流程流下来至少需要1天的时间。当单子积压下来的时候,感觉工作就是在各个部门之间疲于奔命。


通过深入研究和调研,骏腾利用A6协同中“表单+流程”的模板协同功能,较好地实现了ISO9000的信息化流转,这就如“一指禅”、“单掌击石”等功夫,讲究的就是力道强猛。而在利用A6中实现ISO9000刚性流程的同时,也利用了“二元化工作流”中的另一元——柔性流程将临时事务的汇报和处理采用了“加签”、“会签”的柔性流程,完全解决了骏腾ISO管理中出现的效率降低问题。


用友致远去柔存刚韧劲十足


在协同管理软件市场同质化比较严重的环境下,用友致远协同管理软件平台中独有的“二元化工作流”以更能符合我国本土化应用需求,真正营造企业核心竞争力,用友致远在市场竞争中取得长足发展。之前我们着重说明了“柔”,可能有人会误以为“二元化工作流”在企业中就是把人性管理看得比什么都重,其实不然。这又好比太极拳的刚柔,柔并不是松软,而是去一份拙力、蛮力,得一份柔劲后的缠丝劲。


那么“二元化工作流”如何体现刚性应用呢?我们以中粮营销制作的一张清晰的审批表格为例。利用之前系统,在审批内容的大文本框中,用户可自由填写且随意性高,是典型的“编故事”型促销审批模式,相当不规范。在利用新的“二元化工作流”后,项目开发小组根据一线的实际情况,制作出了一张非常明晰的审批表单,从售价、预测销量、折扣、各种形式的消费者、通路促销费用等各种费用全部清晰的列出来,在领导审批的时候可以清晰看到各地的促销思路以及花费情况。


中粮营销建立明晰的促销审批表单,对于销售价格、销售数量的预估、促销的原因、对策,促销方式以及促销费用的分担等都制成了明确的表格表单,一改有效地帮助中粮营销公司清楚审批事项的每一个细节,做到每一分钱都花得明白,可谓一张表格“刚性十足”。


用友致远自由协同重意也重形


一提到太极拳,脑海里可能还会出现其:重意而非重形的高深理论。但重意不重型很有可能误导企业管理者。一般太极初学时可以先把注意力集中于记忆动作的路线和要求,练习前通过想象动作做好“用意”的准备,练习时用意念引导肢体循着规定的路线运动,并用意识检查姿式规格是否合度,一经查觉不合处,及时进行纠正。意与形其实是不即不离,如果两者分开,最后打出来的拳法可决绝不了实际问题。


小王是某软件公司成都研发部门的一名高级程序员。一天,他从公司的bug维护系统中得到苏州某客户的服务请求。小王与之联系,希望能查明bug产生的环境并回现bug报错信息,未果。于是,他开始找人协助。10分钟后,北京的研发副总指导小王用另一种办法追踪bug原因;同时,客服部经理、咨询工程师、客户项目实施经理以及苏州的研发经理和测试工程师都加入了进来。


一个小时后,客服部经理汇报了沟通和测试及对bug问题根源的可能性分析的情况。3个小时后,客户实施经理在客户现场对研发提出的解决办法进行现场验证,提出了新的方案。同日,北京、苏州、成都的多人之间进行了5次信息对称的沟通,客户实施经理在前线对此全部了然于胸。


两天后,多地多人之间进行了信息对称沟通、分工,确定了承诺客户的解决时间。5天后,研发部门完成了解决bug的补丁包及其内部测试。6天后,小王要求客户实施经理配合在客户实际环境中进行了一次严格测试,确认无误后将客户系统升级,解决了问题。这是一例真实、真正的实现了协同管理软件中的“自由协同”。也许有人会问,他们是怎么协作的?他们之间打了多少个电话,发了多少个邮件?还有人会说,假设我就是小王,即使本意上要完成这个任务,却不知道如何下手?这可能就是太极初学者如何利用太极拳去实战的问题了。


实际上,这次协作通过用友致远协同办公产品的一条协同信息就完成了。用友致远之所以一条协同信息就可以帮助员工完成如此复杂的沟通协作,是因为用友致远其特有的二元化工作流设计:支持流程相对固定的模板协同和随需应变的自建协同。北京、苏州、南京、成都,多人之间多次沟通、信息完全对称,研发、客服、销售、分三个时间段逐级加入协作过程,32次的信息沟通涉及求助、指导、反馈、分析、分工、客户联络、现场验证等等。而这一切都是小王发起,部门之间自由调整和加入协同对象的结果,这也是由自由协同的根本,也是形意兼备的功效。


用友致远愿当“若隐若现”的管理者


细观察企业中的领导,无外乎三种类型:一种是每天从早到晚忙的团团转,自己的效率提高不上来,而常被人称为“能力不行”;第二种领导一天到晚不见面,只顾对外,疏于内部交流,常常“后院着火”时也找不到他们;第三种领导最佳,境界高,神龙见首不见尾,既有以身示范,又有文化力量的引导,出招柔中带刚,刚柔并济。第三类领导非常讲究管理中的刚柔相济,其意义在与从组织管理的诸多的难点入手,一方面防止刚性流程的死板,避免了企业完全限制在条条框框之中,管理灵活实用;另一方面,也避免了碍于情面,杜绝了具体实施过程中的工作随意性。


管是刚性,理是柔性。什么是管?词典解释为:圆筒形的东西,如钢管,竹管等,引申强制、管制等。什么是理?解释为:物质组织的条纹,如纹理、木理、肌理等,引申道理、科学等。从中可以看出,所谓“管”,本意就是约束在刚性的管子内,使之不能的事。所谓“理”,就是无论多么刚性的管子,都附有柔性的纹理、木理、肌理等。因此,将“情、理、法”较好地结合在一起,才能体验中国式管理的特点。管理者应超脱繁杂的具体事务,在宏观管理上对企业起指导作用,把握企业的发展方向,拿出更多的精力给下属搭起实现成功的舞台。

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