[血狼兵团原创][初涉职场]电话,传真,邮件----小因素决定大单子

刚开始工作的时候,让我难忘记的就是关于打电话的事情,包括在接电话的过程中发生的一些细节。常见的就是接过电话后不知对方意图,傻傻楞着,或转述电话不明确等,要么描述自己的意图不到位,都给人感觉很青涩的那种,我想每个新人都有这个体味。其实接听或打电话并不是很难的问题,只是一些细节,一种习惯,一种语调,可能就会给别人不一样的感觉,但是,我们往往忽略了。

打电话不得要领是大忌,电话沟通,不比面谈,语气和语速的把握非常重要。具有工作经验的人,都能从事情本身以及对方的语气可以判断出这件事情是否紧急,甚至对方的身份。因此,打电话咨询问题,最好简短介绍自己,一般就说自己的公司名称,并告诉对方的联系方式和名字,以及自己想知道的问题或自己想要的信息。联系人,事件,时间,地点,都是重点。把问题给对方后,表示感谢并表明自己期待对方的回答。在接电话的时候,应该准备好纸和笔,把重要的东西记录下来。我第一次接电话就是说了一声你好,就没了下文了,对方可能也是新手,也说了句你好,那个几秒钟实在尴尬。后来明白对方的意图,我想自己给他的感觉很很不踏实的,因为他给我的感觉也是一样,哈哈。

在电话中,尽管你语气诚恳,但是如果让对方感觉你是新手,客户同样没信任感,让他感觉不安全。同样,对于有丰富经验的人来说,如果语气很不好,让客户同样很没底。当然,具备工作经验的人,一般都不会让客户产生不信任感。都会拿捏得比较到位,让客人感觉就是找对了人。如果要转述给同事的电话,一定要问清楚对方是因什么事情,找哪位同事,什么时间需要回复,并要求对方的称呼和公司名称以及联系方式。如果对方很急,可以考虑把同事的手机号码告诉对方。如果在电话中碰到很有经验的客户,不妨主动请求他说明他想如何操作。经验丰富的客户更注重对事情的认真程度,而且有自己的做事习惯和要求,他也会因为自己的业务关系而很爽快地给予你帮助。可以毫不夸张的说,从普通同事中获得的知识远远比从客户那里学到的少。这个奥妙,我想大家都应该明白的。对于需要确认的资料,建议除抄录下来外,最好要求对方传真,这样以后也有个依据可以查询。这个在单据的确认中,以及各种发票等,是要就经常用到的。还有电子文档最好设置成只读,这样会避免很多的麻烦。此外,要有个小的记录本,把每一次认识到的新的客户或潜在客户,甚至就是没有业务关系的普通人,最好能了解到他们所从事的行业,并记录姓名联系方式,甚至生日。日后,若能见面,他的名字和从事的职业你都能脱口而出,那份亲近感能给你带来想不到的方便。就像你自己被一个稍微有点印象但是说不出在哪里见过的人说出你的名字,并问候工作怎样,那种被关注的感觉会让你对他产生不少的好感。邮件来往,不宜过长,简单明了就可以了,言多必失。不相干的话,讲的太多,不是掩饰自己就是欺骗。当然在产生误会的时候,在电话里解释不成功的话,邮件就是最好的选择。做份精致的邮件让他去默默地看,有的是时间让他去了解。你也不直接跟他沟通,一个人掌握足够的主动权的时候,自然会去尽可能地去了解事情的前因后果,而你需要的正是希望对方来理解。所以对方在电话里争辩的时候,你根本不用去吼,只需要静静地听着。具体各自应该承担的责任,可以由来往的邮件和传真说话,一是一,二是二,不要跟客人争辩,并不是说要去当冤大头。

这些细致的东西,都要注意,你的一些细节反映出你的素质以及公司的形象,是种软实力吧。很多业务,并不是因为请人家吃了多少,玩了多少才争取过来的,人家不是靠吃你这顿饭长大的,也不是靠你请的一次娱乐而得到快乐。当然,到了吃饭的时候不请客人吃饭,不但失礼,也说明脑子有点不敏感,生理机能有点迟钝,建议去看看医生。真正大的客人,不会经常来你公司串门,他有很多事情要去做。只是会在逢年过节,喜庆活动中邀请后才会出现,也是给你面子了。只要合同签定好了,服务跟的上,该尊敬的要尊敬,该沟通的要沟通,把握好每一个细节,就能决定整体效果。合作愉快,自然长久。

下一篇我根据自己操作了一次进口的经验,来谈一些关于进口的问题,恳请大家指教,共同交流。


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