[原创]公共信息的传递与沟通

[前言]结合现代企业对信息沟通的要求,对企业内部的公共信息进行了深入的思考,对信息有更全面更深刻的认识。信息化的过程在某种阶段上也是信息标准化的过程、信息转换为知识的过程、信息最终支持决策的过程。


一、企业公共信息分类:

(一)按范围分类:

企业公共信息从范围上讲可分为以下四类:企业级信息、部门级信息、项目(团队)级信息、岗位级信息。其范围如下:

1、企业级信息:需要本企业所有员工了解并掌握的信息。包括新闻、通知、公文、企业文化等;

2、部门级信息:企业各职能部门的员工必须了解并掌握的本部门的信息。

3、项目(团队)级信息:企业内的各个项目(团队)的员工必须了解并掌握的本项目(团队)的信息。

4、岗位级信息:企业的任何一名员工在某一岗位上必须了解并掌握的信息。

(二)按性质分类:

可以按部门、按流程等详细分类。如会计信息、经营信息、合同信息、技术信息等等。

根据企业实际情况对信息进行分类是对信息进行规范、标准化处理的前提,也是形成企业知识体系的必要过程。

二、数据、信息及知识的关系

要使信息有效的沟通和交流,就要了解数据、信息、知识三者之间的转换关系。在计算机系统中,存储的只能是数据,而我们向计算机中输入的也是数据,这些数据必须经过结构化的分析,才能形成可识别的信息。通过信息系统对数据进行分析、梳理、结构化,形成各种有用的信息,才能进行查询和利用,进而形成知识。知识则是组织起来的信息,是用于解决问题或者进行决策的、经过整理的、易于理解的和结构化的信息。

数据表达的是一个客观事实描述,是没有制定背景和意义的数字、文字、图像或声音。如120,这只是一个数字数据,在计算机中不表示别的什么含义。而经过格式化、过滤并进行综合处理,进行了数据和数据之间的联系才能形成信息。如120公里/小时是高速公路的限速,而电话120则是医疗的应急电话。所以,数据只有和其他数据进行了一个交错和结合,也就是结构化,才能产生有意义的信息。而有意义的信息就是知识的表现,它表现在信息和信息之间的关系。譬如天空有乌云和下雨,在这两个信息之间,如果建立一种联系,就产生了知识。再进一步来说,智慧是利用知识采取正确行动的体现。也就是说智慧就是富有洞察力的知识。在了解多方面的知识后,能够预见一些事情的发生和采取行动。如大家都觉得春节回家过年的车票非常紧张,这就是知识的表现;但是如果某人已经非常有预见性地提前购买了车票,从而领先一步,这就是智慧的表现。

三、国内企业目前公共信息沟通与交流的状况

目前,国内相当部分的企业已经积累了比较丰富的信息,但是信息之间没有关联,还没有采用信息技术进行构建、分类。一个负责任的员工在企业内部当前应用信息系统中要想取得有用的信息,就要耐心的搜索、查找,还处于“人找信息”的过程中。在具体应用时,就会因掌握的信息不够、查找到的资料不足而出现一些问题,因为有一些必要的信息没有及时被必须掌握这些信息的人所掌握。

搜索功能只是信息技术在企业里应用的一部分、甚至只是小小的一部分功能,因为信息技术最终要实现是智能化。要做到企业内公共信息的充分沟通和交流,就要转变观念,要通过信息技术主动为员工提供其必要的信息,是“信息找人”,也就是“事找人”,只要当事人看到信息,就知道自己应该做什么事情。信息系统的开发从“系统为主”到“以人为本”的转变,也是信息系统应用范式上的重大变化:在信息系统中不再是“人找事”而是“事找人”,也不再是“人找信息和知识”而是“信息和知识找人”。

现在出现的信息交流和沟通问题说明了目前的信息系统不能把必要的信息推给合适的人,换而言之,也就是没有在合适的时间和场所,将合适的信息推到合适的员工面前。

四、实现企业级公共信息沟通的方法

第一步是应该对信息进行规范化和标准化,即对信息进行编码;其次是建立公共信息平台,信息管理人员(此范围不仅是信息技术支持部门的人员,每个部门、项目、团队都应有兼职信息员)根据标准上传本部门(项目/团队)负责范围的公共信息,员工登录到本平台,系统自动根据其岗位、所在部门、所在项目(团队)自动弹出其务必掌握的信息列表。

信息化建设一项很重要的基础工作是信息标准化和管理标准化等标准化工作,否则,上传的信息五花八门,没有统一的规范,不易被信息系统分类识别,就不可能实现信息的沟通。将信息有规律的组织起来,需要对信息进行分类,建立企业信息的标准化编码,实现对企业信息的有序管理,最终实现企业内公共信息的充分沟通、交流。

充分实现公共信息沟通和交流,其实也是建立知识型组织的要求,在此基础上建立起符合需要的知识库,提升企业的核心竞争力。

本文内容于 2007-12-4 13:58:01 被黄海之水编辑

[ 转自铁血社区 http://bbs.tiexue.net/ ]

猜你感兴趣

更多 >>

评论

评 论

更多精彩内容