[原创]如何提高会议效率

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导读: 如何提高会议效率 根据一项调查结果:美国上班族每周平均参加十个会议,约占每周工作时间一到一天半,经理人每周有一半以上时间在开会,上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司,翻开每个人的日程表,都会看到很多会议安排,特别是各级管理人员,会议更频繁,有时候甚至是“赶场”——一下午连续开三个会对部门经理来说并不很罕见。 这么多会,花了如此多的管理成本,效率如何?有没有真正解决问题?会议决议有没有执行?执行效果如何?这些方面做得如何,体现出一个公司的管理水平,反映了一个

如何提高会议效率


根据一项调查结果:美国上班族每周平均参加十个会议,约占每周工作时间一到一天半,经理人每周有一半以上时间在开会,上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司,翻开每个人的日程表,都会看到很多会议安排,特别是各级管理人员,会议更频繁,有时候甚至是“赶场”——一下午连续开三个会对部门经理来说并不很罕见。

这么多会,花了如此多的管理成本,效率如何?有没有真正解决问题?会议决议有没有执行?执行效果如何?这些方面做得如何,体现出一个公司的管理水平,反映了一个公司奈幕

以亲身经验,列举一些会议组织和会议效果方面的不足:

1、  发了会议通知才发现与会者时间不能统一,导致反复发通知。

2、  发通知之后没有跟催、提醒,导致会上见不到人。

3、  与会者收到通知以后不重视,不能参加不事先请假。

4、  与会者本来想参加,但到开会时间因为正忙其它事忘记参会或者迟到。

5、  投影设备调不好,大家坐着干等。

6、  参会人员太多,七嘴八舌,经常偏离主题,导致时间无限延长,最后草草收场。这种情况在与会者中没有绝对权威的时候尤甚。

7、  参会者对议题背景不了解,导致会上花大量时间解释背景,如果背景复杂,一时难以解释清楚,往往出现上面第5个问题中描述的情况。

8、  会前没有相对成熟的方案,寄希望于会上大家讨论出解决方案,而实际情况是往往因为时间紧迫,讨论出的并不是最优方案。

9、  会前没有沟通,等会议开始了开始讨论了才发现与会者不能代表本部门做出决定或承诺——更有甚者,会议结束会议纪要发出之后才反映出这个问题。

10、  会上得出的决议缺乏可执行性,职责、流程没有确定,导致要么会后没有人执行,要么执行过程中再反映出一堆问题,执行不下去。

所有这些问题,严重影响了会议的效率和效果,结果就是:开过会之后即使是高层参加问题仍然没有真正解决。更大的危害是影响工作气氛,消磨了员工的意志。

如何提高会议效率和效果的课题每个公司、每个发展阶段都会存在,差别在于优秀公司做得好一些。那我们怎么样才能做得更好一些呢?提出一些想法供大家参考。

让我们先分析一下会议都涉及哪些人。一般来说,与会人员包括三种人:组织者、参会者、秘书。

其中,组织者应该是受问题困扰的人,解决问题需求最强烈的人,解决问题的责任人。他的职责是:反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实。

参会者是组织者请来解决问题的,他的职责应该是:参会之前充分了解背景,了解问题核心,带着自己的意见参会。会上充分表达自己的想法,如果认同会议决议,会后就要坚决执行。

秘书辅助组织者组织会议,职责包括确定会议时间、地点、发通知、跟催参会人员等,可能还包括会议记录。如果小型会议没有秘书,这些工作就应该由组织者承担。

会议成功的前提是当组织者宣布会议开始的时候,参会者都能按时到会议地点,投影设备都能正常运转。这一点如何实现?让我们首先看看秘书该干什么:

1、  根据组织者提供的参会人员名单,打电话协调时间,预定会议室。

2、  发会议通知,明确参会人员、时间、地点。

3、  通知发出之后适当时间打电话确认参会人员都收到了通知而且保证能参加。

4、  会议前适当时间再通过QQ或电话提醒参会者,例如开会之前十分钟。如果是从西丽赶来的,应该在班车开车时间之前提醒。

5、  会前调整好投影设备,留出故障解决时间。

6、  会议时间到了之后确认人是否到齐,答应到没到的,打电话跟催。

这些看起来似乎都很简单,但并不是每个秘书、每次会议组织都做到了。举个简单例子,第二条中说到会议通知中明确参会人员,好像很简单,但实际就发生过这样的例子:到了会议时间,人还没来,打电话一问,回答说据他对邮件的理解这个会议不需要他参加。所以此处要求应该是:不仅仅默认邮件的“收件人”是参会人员,而是通知里再明确一遍参会人员名单。

有的人说了,每个会议都这样,岂不是要把秘书累死?这里需要提出的两点是:

一、这是优秀秘书的基本素质;

二、如果每次会议都这样做了,准时、有问题及时反馈的工作气氛就会慢慢养成。

好了,现在人已经到齐,投影已经打出来,下面会议进程能否顺利?会议能否成功的关键在于组织者。组织者是会议的核心,他对问题最了解,最希望解决问题。那组织者如何做才能达到目的呢?关键在于会前的准备和沟通。充分的准备和沟通决定会议的效率和效果,极端情况是:会前达成一致,会议没有必要开了,达到了“无会胜有会”的理想境界。

组织者首先要摒弃通过会议本身找到解决方案的幻想。换句话说,如果会前没有一个初步的、尽量详细的解决方案,会上要么达不成一致,要么会议决议不具备可操作性。例如笔者曾经参加一个组织者期望简化某个流程的会议,组织者只是有个大概的想法而没有具体可操作的方案,也缺少对方案详细的分析。会议召集了近十个各部门的经理、总监级人员参加,大家对问题理解不一致,会议过程中经常偏题,因为没有事先对可能风险做详细分析,参会人员会上只能选择对本部门来说风险最小的方案,不轻易让步。会议开了很长时间,最后勉强达成决议,没有实现组织者的初衷,决议本身也不是最优。

有一种例外,就是如果是很棘手的问题,超出了组织者的能力,需要用“头脑风暴”法大家坐在一起讨论解决,上面的方法就不适用了。

组织者另外一个习惯误区是让参会者的意见到会上再反映,换句话说,就是知道参会者可能有很多意见,但不是在会前尽量沟通解决,而是期望把意见拿到会上一起提出来讨论解决。这是一种偷懒的做法,因为单个参会者的意见不一定代表所有参会者,对于仅限于双方职责范围的意见,应该在会前单独沟通解决,会上只作确认。否则,就会出现十个人参会,两个人讨论的热火朝天,其余八人旁听了半个小时,而且听不懂。

那么,组织者该怎么做才好呢?可以借鉴公司评审制度的一些思想。根据《设计评审工作规范》,评审的思路是:

1.设计者先发出评审资料(相当于解决方案);

2.评审专家预审资料提出预审意见;

3.设计者根据意见修改设计,和评审专家私下充分沟通;

4.如果有些意见不能达成一致,则到评审会上讨论.因为会上只讨论有问题的点,所以可以保证评审会效率。

回到我们现在讨论的话题。组织者面对需要解决的难题,应该先调查研究,和相关人员沟通,逐步整理思路,设计解决方案。解决方案慢慢成型后,仔细考虑可行性及具体操作步骤,在某些可能有问题、有异议的点上和相关人员私下沟通。

这个过程的好处是:

1、让相关人员都了解了问题的背景,这样可以保证开会的时候大家站在一个起跑线上,而不需要再解释相关的背景、流程。

2、经过充分沟通的解决方案可以接近最优。

3、更有机会得到利益冲突部门的理解和让步,实现公司利益最大化。

4、会上可以仅针对方案的疑问点进行讨论,节省时间。

下一步,组织者确定参会人员。原则是人数尽量少。需要注意的是如果参会者没有得到授权对疑问点拍板的话,需要及时换人。

会上只针对方案中的疑问点讨论。如果会前已经经过充分沟通,会上将只会是各方的最后博弈,能很快的得出结论。

组织者还要特别注意推动会议确定决议的具体落实措施、责任人、计划时间点、检查措施及检查人,而不是提出一些放之四海而皆准的原则,否则会议可能白开。例如会议纪要如果是“对于机加厂采购的原材料,采购负责提供品质证明”,后面可能就会出现很多问题:

1、  品质证明包括哪些内容?

2、  这个要求如何落实到来料检验规范?

3、  是否每批次都提供品质证明还是仅首批提供一次?复印件行不行?

4、  采购用什么形式和供应商约定此要求?

5、  谁负责跟催?

6、  供应商提供此证明不了怎么办?

这些问题不解决,不明确,会议纪要就成了一纸空文,表现就是会上默认通过,会后提出各种理由不执行。

最后,说说参会者该干什么。参会者接到会议通知,如果自己参加不合适或没有时间参加,应该第一时间向组织者或秘书提出来。

会前,参会者应该仔细阅读会议资料,明确会议背景和议题,确定自己的意见,主动和组织者沟通。自己做不了主的,及时反映给上级主管。

会议上,参会者应该保持清醒头脑,充分表达意见。这里需要倡导的文化是:即使有悖于会议上高层人物,也要敢于表达不同意见。另外一个就是保持开放心态及客观立场,不偏激的固守本部门或个人的利益。如果会议达成决议,会后就要坚决落实。

管理的重要原则是要有控制点,上面讲了会议如何才能提高效率,那么,如果这些要求做不到如何控制?例如会议迟到是否就要罚款?会前如果没有明确解决方案是否就不能组织开会?会议是否需要哪一级主管批准才能开……?这些问题涉及到管理成本和效率的永恒矛盾,期望大家在实践中逐渐找到平衡。

会议效率问题是个很大的话题,涉及到公司管理及文化的很多方面,而且会议类型也多种多样,不能一概而论,一篇文章更不能面面俱到。本文重点从会议组织者事前要充分沟通角度谈了一些如何提高会议效率的想法,供大家参考。


本文内容于 2007-9-9 20:43:49 被月苍海编辑

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